Akadékoskodnak néha a munkatársaid mielőtt hozzákezdenek egy probléma megoldásához vagy a szokásos, napi rutinfeladatok elvégzéséhez? Beérik az akadékoskodással vagy meg is kerülik a munka elvégzését és rád testálják a felelősséget is és az elvégzést is?

A vállalkozásokban az egyik legfőbb probléma és konfliktus forrás az, hogy nem tudunk mindent magunk elvégezni. Szükség van munkatársakra, a feladatok megosztására, specializációra. Ha ez megvan, akkor a felosztás szerinti napi rutin dolgokat, és a felmerülő váratlan feladatokat eseteket valakinek el kell végeznie. Valahol ez úgy megy mint egy álom. Öröm nézni, hogy mindenki jókedvűen, jó hangulatban teszi a dolgát. Láttunk persze olyat is, ami egy kicsit döcögősebben megy.

Gyakori eset, hogy egy feladatnak, problémának “nincs gazdája”. Ez már önmagában is egy szervezeti, szervezési probléma, mert azon kívül, hogy az adott új eseten túl kell lenni valahogyan, majd azzal is kell foglalkoznia valakinek, hogy kidolgozza a szervezeti megoldást ilyen jellegű újabb esetek felmerülésének megelőzésére. Hacsak nem akarjuk mindennap feltalálni a “langyos vizet” aztán másnap újra keresni, hogy kinek kellene feltalálni aznap a “közepesen meleg langyos vizet”.

Egy szervezetben, miután kialakul az alaptevékenysége, termékkínálata, szolgáltatásai és az ügyfélköre, nagyjából hasonló dolgokat kell végezni nap mint nap. Ezek egy része elavul, alakulnak új tevékenységek, de azért többnyire kiszámítható, előre jelezhető, hogy milyen jellegű tennivalók adódnak. Ha tudjuk mit kell tenni és azt is tudjuk kik tevékenykednek a szervezetben, akkor talán arra is van megoldás hogyan osszuk szét a feladatokat, és hogyan érjük el, hogy akinek a dolga, az el is végezze.

Kinek kell elvégeznie egy konkrét feladatot? Ha tudjuk, hogy kinek, és ő is tudja, akkor meg miért nem végzi?

A dolog azzal kezdődik, hogy lennie kell elképzelésünknek arról, hogy kellene történnie a dolgoknak. Ha mi magunk vagy a vezetők sem tudják milyen feladatokat kellene elvégezni a szervezetnek egyáltalán, akkor szinte lehetetlen megszervezni, hogy ezek megtörténjenek. Amit meg sem tudunk fogalmazni, arra nehéz lesz a munkatársakat kiképezni. Ha tudjuk milyen tevékenységet kell elvégezni mindösszesen, hogy előállítsuk a cég termékeit és nyújtani tudjuk a szolgáltatásokat, akkor már csak szét kell osztani a meglévő személyzet tagjai között. Ez nem tűnik bonyolultnak.

Ennek ellenére a legtöbb cégnél ebből adódik a legtöbb bosszúság. Van úgy, hogy már a vezetők vagy a munkatársak kiválasztása nem úgy sikerül, ahogy szeretnénk. Az aktuális stáb tagja nem mindig dolgoznak együtt szívesen. Ez is bonyolítja a helyzetet. Ott vannak még az emberi érzelmek és reakciók. Na ez önmagában fel tud borítani minden szervezést. Ha az alapokat nagyjából összeraktuk, akkor valahogyan rendet kell tenni a különböző funkciók, specialitások rendszerezésében, és munkatársakhoz rendelésében. Mindennek úgy kell működnie, hogy a munkatársi állomány, a szervezet leterheltsége, a közönsége nap, mint nap változhat. Ha ebben érzel javítani valót a cégednél, hívd a CÉGMÉRNÖKÖT!